Как да предотвратим грешките при избор и внедряване на EPR система?

В нашето дигитално съвремие, EPR системите (Enterprise Resource Planning) са се превърнали в неотменен инструмент за оптимизиране на бизнес процесите и повишаване на продуктивността. Изборът и успешното внедряване на подходящо ERP решение може да бъде ключова стъпка към успеха на една организация. Нека не забравяме обаче, че всеки проект по внедряване на ERP отнема значително време, усилия и финансови ресурси, като същевременно носи и значителни рискове. Дали това е правилното софтуерно решение за нашия бизнес и как да се подготвим за проекта, който ни предстои? В този блог пост ще се спрем на най-често допусканите грешки при избор и внедряване на EPR система и начините да ги избегнем.

Предварителна подготовка

Това неминуемо е най-важният етап преди избора и внедряването на ERP система. Още преди да пристъпи към запознаване с наличните на пазара софтуерни решения, компанията трябва да направи детайлен анализ не само на протичащите в момента ключови бизнес процеси, но и да очертае целите, които си поставя и ефекта, който иска да постигне с внедряването на ERP решение. Това ще помогне да се формулират прецизно изискванията към бъдещата система и значително ще облекчи избора на подходящо решение.

Пренебрегването на предварителната подготовка е една от най-често срещаните грешки, които компаниите допускат. Отделеното за тази дейност време никога не е излишно, а напротив – има потенциала да намали рисковете от вземането на неправилно решение при избора на ERP система и да облекчи последващия процес по внедряване.

Избор на ERP решение

Веднъж след като бъдат структурирани нуждите и очакванията на бизнеса към софтуера за управление, е значително по-лесно да се насочи към правилното ERP решение. Внимателно изследване на наличните на пазара софтуери позволява да бъдат сравнени предлаганите от тях функционалности и да бъде избран най-подходящият за конкретните нужди.

Най-често компаниите правят избор на решение за управление водени преди всичко от цената за неговото придобиване и внедряване. Според изследване на Deloitte това е водещият критерий при първи избор на ERP система, но същевременно има потенциала да се окаже значителен капан за бизнеса. За реализирането на успешен ERP проект и постигане на заложените цели много по-съществени фактори са предлаганата от избраната система функционалност, способността ѝ да следва развитието на бизнеса в дългосрочен план, както и избора на правилен партньор с опита и експертизата за превърне стандартната софтуерна система в истинско корпоративно решение.

Сред другите често допускани грешки при избора се отличават още:

• Не добре дефинирани изисквания и очаквания от системата – отново резултат от недобрата предварителна подготовка и създаване на нереалистични очаквания към софтуерната система и нейното използване;
• Сформиране на твърде голям екип, ангажиран с избора – твърде големият екип има потенциала да забави значително избора на решение, да доведе до напрежение и дори до прекратяване на проекта още в зародиш;
• Липса на проучване на внедрителя – избора на правилното решение далеч не е гаранция за успешно внедряване и използване на системата. Избора на партньор, който ще реализира проекта е не по-малко важна. Компаниите често забравят, че влизат в дългосрочни отношения и е ключово да изберат партньор, на когото могат да се доверят и да разчитат, че ще внедри, поддържа и развива тяхното софтуерно решение докато то се използва за управление на бизнеса им.

Ключови фази при внедряването на ERP системата

Внедряването на ERP система изисква добре структуриран и управляван процес, преминаващ през няколко ключови фази, които можем да обобщим в:

• Анализ на текущите бизнес процеси и формулиране на желани нови такива
• Дизайн на решението и технически разработки
• Мигриране на ключови за работата на компанията данни
• Тестване на завършеното решение и обучение на всички потребители, които ще работят с него

Дори и при подходящо избрано ERP решение и правилен внедрител, все още могат да бъдат допуснати множество грешки, които да рефлектират върху процеса и да доведат до сериозни проблеми по време на внедряването и в резултатите от него.

Сред най-често допусканите подобни грешки в процеса на внедряване на ERP система са:

1. Неправилна оценка на нуждите и изискванията на всяко едно направление, което ще попадне в обхвата на системата – в процеса на внедряване и особено на фазата Анализ е изключително важно внедряващата организация да контактува активно с представители на всички заинтересовани страни и да разбере техните действителни нужди и очаквания. Разбира се, съвместяването на ежедневната работа и участието в проекта по внедряване представлява значително натоварване за екипа на компанията, но пренебрегването на задачите по проекта може да рефлектира негативно не само върху поставените срокове, но и върху последващото използване на системата. Недоброто разбиране на специфичните за компанията бизнес процеси би могло да доведе до несъответствие между тях и ERP системата.
2. Недостатъчно обучение на персонала – обучението на всички, които ще работят със системата е ключово за проекта и полага основата за успешното ѝ възприемане в компанията. Пренебрегването на този етап с цел снижаване на разходите на пари и време е значителна грешка, която не само би довела до по-голяма съпротива на екипа спрямо системата, но и може да рефлектира в неправилно или непълно използване възможностите на софтуера, грешки и неефективност.
3. Лошо управление на промените при внедряване – управлението на промяната е процес, който бизнесите много често пренебрегват и който е в състояние да препъне и най-успешната имплементация на най-подходящото за компанията решение.

Изборът и внедряването на EPR система може да бъде от съществено значение за успешното развитие и конкурентоспособността на всяка организация. Правилната ERP система е в състояние да изведе бизнеса на ново равнище, осигурявайки цялостен поглед върху всичките му направления, оптимизация на ключовите процеси, надеждна и достоверна информация в реално време, повишена ефективност на работа и ред други предимства. За да се стигне до там обаче, изборът и внедряването на EPR система изискват добра предварителна подготовка, детайлен анализ, стриктно спазване на утвърдените процедури и предоставяне на достатъчно информация и обучение на екипа на компанията. Въпреки че предизвикателствата и рисковете са неизбежни, правилната подготовка и избягването на често срещани грешки могат да направят процеса по-гладък и успешен.