Какво е ERP система

Какво е ERP система
Първоначално създадени за нуждите на големите производствени предприятия, днес ERP системите са ключови за управлението на всеки бизнеса, независимо от неговата сфера на дейност. Те създават необходимата стабилна основа за оптимизиране на всички процеси в една компания. Независимо че е част от корпоративния свят от десетилетия, терминът Enterprise Resource Management или накратко ERP все още предизвиква редица неясноти и грешни представи.
Какво представляват ERP системите
Накратко, това са софтуерни системи за управление, които обхващат в едно цяло различните аспекти на бизнеса и съдържат информация за всичко, което се случва в една организация. Това на свой ред помага за оптимизиране работата на цялата организация и най-вече създава условия компаниите да бъдат управлявани по-успешно и с по-малко усилия.
ERP софтуера обобщава информацията от различните звена на една организация, според нейния предмет на дейност:
- счетоводство и финанси
- производство
- материално-техническо снабдяване
- управление на складове
- човешки ресурси
- покупки и продажби
- транспорт и логистика и много други
Съвременните ERP системи вече съвсем не са ограничени само до производствените предприятия. Те успешно се използват за управление на компании в сферата на търговията, логистиката, финансите, услугите и много други сектори на икономиката. Различните варианти на лицензиране и внедряване – на сървър на клиента, в облака или хибриден вариант – дават достъп както на големи и средни компании, така и на малките фирми до предимствата на софтуерите за бизнес мениджмънт.
Каква е разликата между ERP система и счетоводна система
В нашата дейност все още относително често се сблъскваме със схващането, че ERP системите де факто представляват счетоводен софтуер. Това съвсем не е така.
Въпреки че, както и при всеки бизнес, управлението на счетоводство и финанси стоят в центъра на всеки подобен софтуер, системите за бизнес мениджмънт излизат далеч извън тези рамки. В допълнение към управлението на фирмените финанси, ERP системите се разпростират и към управление на производство, търговска дейност, склад, автопарк, логистични процеси, човешки ресурси, верига на доставките и ред други направления, които са далеч извън обхвата на една стандартна счетоводна система.
В допълнение, водещи производители на ERP решения като Microsoft, SAP, Infor и други, постоянно надграждат своите софтуерни системи с най-съвременните IT постижения като изкуствен интелект, виртуална и добавена реалност, машинно самообучение, IoT и ред други. В резултат, тези системи са в състояние значително да автоматизират и ускорят процесите, протичащи в компанията, да повишат ефективността на работа и да улесняват управлението на бизнеса.
Каква е разликата между ERP система и CRM система
Множеството трибуквени съкращения при бизнес софтуерите често объркват потребителите, които не могат да се ориентират да къде се простират и за какво биха им послужили различните типове системи за управление.
Вече видяхме какво представляват ERP системите – това са сложни софтуерни решения, които обхващат управлението на всички дейности в компанията. За разлика от тях, CRM системите са фокусирани главно върху управлението и подпомагането на продажбите и комуникацията с настоящи и потенциални клиенти. Тези софтуери съхраняват и систематизират цялата налична информация за контактите на бизнеса с пазара, включително данни за:
- проведени маркетингови активности и резултати от тях
- постъпили запитвания независимо от използвания канал за комуникация
- проведени срещи и други типове контакти с клиенти
- изпратени търговски предложения
- сключени договори
- реализирани продажби
- клиентски отзиви и друга обратна информация
- сервизни дейности към клиенти и ред други.
Това богатство от информация помага на компаниите по-лесно да превърнат реализираните контакти в клиенти, а клиентите в лоялни дългосрочни потребители.
Какво включва една ERP система
Софтуерите за управление на бизнеса могат да включват различни функционалности, в зависимост от индустрията, за която са предназначени. Големите производители на такъв тип софтуер, като Microsoft, предлагат разнообразие от стандартни модули, от които компаниите могат да избират според нуждите и особеностите на бизнеса си.
Сред най-разпространените и използвани модули на ERP софтуерите са:
- Счетоводство и финанси
- Производство
- Покупки и продажби
- Управление на складови стопанства
- Управление на проекти
- Човешки ресурси
- Управление на сервизна дейност и др.
Гъвкавата структура на съвременните решения от класа на Microsoft Dynamics 365 Business Central (наследник на Dynamics NAV / Navision) позволява те лесно да следват развитието на бизнеса и да бъдат допълвани с необходимите модули, за да посрещнат разрастващите се нужди на компанията.
Какви са ползите от една ERP система
Днес ERP системите са сред водещите елементи в дигиталната трансформация на бизнеса и подпомагат успешното му развитие. Проучванията показват че над 95% от всички компании, внедрили ERP софтуер, отчитат значително подобрение в бизнес процесите си, най-често в направления като:
- Повишаване на сътрудничеството между различните звена в компанията
- Централизиране на фирмената информация
- Намаляване на времето за изпълнение на ключови бизнес процеси и др.
Тези подобрения водят до ползи като:
- По-висока производителност – стандартизирането и автоматизирането на бизнес процесите пестят ценно време, освобождават екипа от изпълнението на рутинни повтарящи се дейности и по този начин повишават неговата производителност и стимулират креативността му
- Навременна информация за целия бизнес, осигуряваща цялостен поглед върху случващото се с бизнеса
- По-висока гъвкавост
- По-висока конкурентоспособност
Типове лицензиране на ERP системи
Въпреки че големите производители на софтуер за управление на бизнеса все повече се ориентират към облачните системи и предоставянето на ERP решенията по схемата SaaS (Software-As-A-Service или Софтуер като услуга), все още можем да говорим за два модела на лицензиране:
- Наем на лицензите (subscription) – предимството на този модел, който преимуществено се налага в последните години, е възможността за по-гъвкаво управление на разходите и снижаване на първоначалната инвестиция, необходима за старт на работа с ERP решението;
- Покупка на лицензите – предимството на този модел е по-ниската цена на придобиване в дългосрочен план. Съществена пречка за по-малките компании обаче е значителната първоначална инвестиция, която трябва да направят, както и невъзможността гъвкаво да променят броя на лицензите при флуктуации в бизнеса.
Типове ERP системи
Според начина на внедряване системите за бизнес управление могат да се разделят на:
- On-premise или инсталирани на сървър на клиента – тези системи до скоро бяха предпочитан вариант на внедряване, тъй като при тях компанията-клиент съхранява на своя собствена сървърна машина ERP решението и цялата информация в него. Недостатък на този тип внедряване на фирмен софтуер е нуждата от значителни инвестиция в IT инфраструктура, върху която да функционира решението.
- Cloud или облачни ERP системи – този тип софтуерни решения са предпочитани в последните години поради отпадането на нуждата от инвестиции в инфраструктура, по-голямата си достъпност и ред други предимства. Според нуждите на бизнеса си, компанията може да избере дали да използва ERP системите, качени в публичен облак (напр. Azure – облачното пространство на Microsoft) или в частен облак, който наема самостоятелно.
- Облачни ERP системи, разположени в частен облак – това е хибриден вариант на внедряване на ERP система, при който софтуера за управление е облачно базиран, но разположението му е в частен облак, наеман от компанията-клиент.