Как да подготвим информация за проект по внедряване на ERP система?

Настоящата статия е трета от поредицата на тема подготовката за внедряване на софтуерни системи за управление на бизнеса.

Първата статия Подготовка за внедряване на ERP система – част I е уводна по темата. Вниманието в нея е насочено към най-важните въпроси, които да си зададем:

• От къде започваме?
• Къде искаме да стигнем?
• През какви етапи ще преминем?
• Как ще го направим?!

В статията вниманието на читателя е насочено към темите:

ЗАЩО подготовката е важна?
Какво представлява подготовката?
КАКВА информация да съберем?

Във втората статия Подготовка за внедряване на ERP система – част II търсим и даваме отговор на въпросите:

КОГА да започнем подготовката на структурирана писмена информация?
Настъпило ли е това време за нашата компания?
КОИ са сигналите, които могат да бъдат наш ориентир?

В тази трета статия ще дадем насоки КАК да подготвим информацията.
Без отговор на въпроса „КАК да постигнем целите?“, колкото и ясни и правилни цели да имаме, те ще останат само план.

Информацията като карта на проекта

XXI век е ерата на информацията! Данните, необходими на компаниите, за да оперират правилно и да се развиват, стават все повече. Информацията необходима на човек, за да се ориентира в съвременния свят също расте неимоверно бързо.

Всеки бизнес, всяка действаща компания, е сбор от хора и системи, обединени и организирани чрез комбинация от процеси и правила. Тези процеси и правила, връзките между тях, и взаимодействието между хората и системата са обект на нашия анализ и са в основата на успеха на проекта.

Всеки мениджър на бизнес и всеки мениджър на проект търси ефективност от дейността. Информацията от своя страна също може да бъде полезна и ефективна или не.

Както споменах, обема на данните, които компаниите използват и които хората обработват, расте постоянно. Този ръст изисква, данните да имат ясна структура и информацията да е логически подредена. Колкото повече е информацията, толкова по-безполезна е, ако няма структуриран вид. Например, ако планираме строеж на нова сграда, трябва да започнем с нейното предназначение и размери, и чак след това идва ред на всички останали уточнения за местонахождение, разположение на етажи и достъп до сградата, детайли по инсталация и използвани материали. Започва се от важните въпроси и се влиза в детайли тогава, когато имаме яснота за основната цел и предназначение на сградата/проекта.

Малко по-различно стои въпросът, ако имаме място, на което ще строим и трябва да направим анализ какъв тип сграда ще ни донеси най-големи приходи или ще удовлетвори потребностите ни. Първите въпроси, които трябва да си зададем в този случай са:

• Къде се намираме, от къде започваме?
• Къде искаме да стигнем?

Един от най-важните въпроси, заради които събираме информация при старта на даден проект е „Как да стигнем до целта на проекта?“

Целта на анализа е да бъде направен модел на решението, при който са удовлетворени всички задължителни изисквания на клиента и има възможност за надграждане и развитие в бъдеще. В проекта ще бъдат положени усилия и направени разходи, които ще бъдат покрити от оптимизацията на разходите, от увеличението на приходите, от намаления риск, от възможностите да предвидим рисковите ситуации, от автоматизираните работни процеси и освободеното време за креативност на служителите и от възможността да се фокусират върху удовлетворението на клиентите. Колкото по-амбициозни са целите, толкова по-важна е качествената информация.

С фразата „Информацията като карта на проекта“ визирам потребността данните да са структурирани по начин, който дава ясна представа на потребителя къде в морето от информация се намира. Колко нива на информация и въпроси има над и под нивото, което анализираме (вертикално), колко свързани процеси и обекти има по хоризонталата за казуса, който анализираме.

В основата на всеки проект по внедряване на ERP система стоят:

• Юридически лица
• Структура на юридическите лица
• Бизнес процесите
• Бизнес Обекти – смисъл и контекст на понятието „бизнес обект“ има в първата статия от поредицата

Информацията трябва да дава представа:

• Кои са бизнес обектите и процесите, които са гръбнака на бизнеса и компанията/компаниите?
• За кои от тях настоящият начина на работа трябва да бъде обезпечен без проблеми?
• В кои области се търсят оптимизация и промени?
• Кои обекти ще претърпят промени в структурата на данните?

За ползвателя на информацията е необходимо да се ориентира в данните и да знае на кое ниво се намира, каква е връзката между детайлите от едно ниво и от друго ниво. Например, предназначението на сградата рефлектира върху електрическата инсталация, ВиК инсталацията, броя входове, необходимите разрешителни, вида на използваните материали и т.н. Ако имаме сграда, в която ще има както търговски площи, така и офиси, но част от сградата ще се използва и като жилищна, това е ясен знак в няколко посоки – обем на работа по проектиране, възможност за промени, повече законови съображения, възможно забавяне поради бюрокрация и т.н.

На всички участници в процеса трябва да е ясно до какво води промяна в предназначението на едно крило или етаж от сградата. Подобна промяна е поне едно ниво по-високо от уточненията за разпределение на стаите в апартаментите, по последните световни, модни тенденции.

Разбирането за това „къде се намираме“ в нивата на информацията спестява време и намалява риска да се пропуснат важни връзки в значението на информацията! Всичко това се отразява на ефективността – съотношението на време и обхват на проекта.

Колкото по-високо в нивото с изисквания и приоритети стои даден въпрос, толкова по-голям ефект има върху следващите решения, касаещи проекта.

Особено важно е да се мисли в тази посока, когато по време на проекта се планира и промяна или ръст в дейността на компанията. Повече за тази връзка можете да прочетете във втората статия от нашата поредица.

Развитието може да бъде в различни посоки:

• ръст в обемите на производство и търговия;
• ръст в броя на произвеждани и търгуваните стоки;
• нови канали за доставки и продажби;
• промяна в структурата на компанията;
• промяна в начина на работа с контрагентите.

С две думи, колкото повече сфери на дейност обхваща проекта и колкото по-динамичен е сектора на дейност на компанията, толкова по-голяма е нуждата от предварителна информация с ясна структура, в писмен вид.

Начин на представяне на информацията

В зависимост от естеството на информацията, от времето, което имаме за подготовката ѝ, от това кой, как и с каква цел ще я използва, може да представим информацията по няколко основни начина:

Текст – описателен вид

Подходящ е за всякаква информация, но изисква време за съставяне и обработка. Сам по себе си текстът изисква логическа подредба. Например, когато описваме процес, трябва да се следва хронологията на събитията и да се подчертае кога има действие на човек и кога се очаква дадено събитие да се случи автоматично от системата. Когато документите и файловете са повече, да се групират по области и да има опис и съдържание на информацията. Подобна задача коства време и усилия, но ползите са неизмерими. Информацията ще е полезна за компанията, дори и да се отложи проекта по внедряване. Един от сигналите за нужда от подобна писмена информация е напускане на ключови служители. Написаното остава като know how в компанията.

Графики – подходящи са за анализ на цифри и търсене на зависимости

Приложими са най-вече за вземане на бизнес решения – в каква посока да върви бизнеса и не толкова как да го управляваме чрез софтуер. В проекта по внедряване може да се анализират графики на показатели преди и след внедряването.

Диаграми

Идеални са за съпоставка на приходи и разходи по направления, сравнение на ефект и обем от дейността на един процес или друг, помагат при управлението на приоритети по проекта. Отново, както графиките, изискват наличие на данни, за да бъдат създадени и се използват за взимане на решения.

Схеми

Стане ли дума за процеси, схемите са най-подходящия вид да се представи информация за поредица от действия и всички възможни разклонения. Недостатък е, че са времеемки за създаване и актуализация.

Аудио и видео представяне на информация

Последните години интернет е доминиран от съдържание под формата на аудио файл (аудио книги и подкаст) и видео файл.
Идеята да се използва аудио или видео файл за обмен на информация по проект може да изглежда екзотична все още, но със сигурност ще набира скорост. Технологиите са все по-достъпни и лесни за използване, дисковото пространство става по-евтино. Сигурното споделяне в облак и различни платформи улеснява споделянето с участниците в проекта. На практика всичко, което е важно, може да бъде разказано и записано, да бъде предоставено на потребителя на информацията и на срещите всички да са предварително подготвени. Подобен подход ще изтласка в небето ефективността на срещите, в които е необходимо участието на много хора. Изисква се само да има един добре подготвен и запознат с темата експерт, който да презентира пред камера и микрофон основната информация. Веднъж налична в този вид информация може да бъде използвана и за проекта и за обучение на нови служители. Голям недостатък е скъпата актуализация – всяка промяна изисква създаване на ново съдържание.

Таблици – най-полезен и най-приложим инструмент за представяне на данни!

Всичко, което може да бъде представено под формата на графика, диаграма или схема, може да бъде представено и в табличен вид. Комбинацията от таблица и текстово описание е достатъчно за всеки вид информация.

Защо таблиците са най-подходящия начин за представяне на информация при подготовка за внедряване на ERP система

Таблиците са любим инструмент на много анализатори, включително и на мен, поради няколко причини:

• Лесни за изготвяне, редакция, допълване, преподреждане и групиране на информация;
• Предоставят богати възможности за групиране и филтриране на информацията;
• Позволяват и визуално подчертаване на зависимости, прилики и разлики, чрез оцветяване на фона и/или текста на данните;
• Лесен пренос на информация от един документ в друг, от една система в друга;
• Представляват подготовка за реалната миграция на данни между системите.

На практика, всички данни, които се експортират от стари системи и се подготвят за импорт в новата система, се представят в табличен вид. Обсъждането на данните се улеснява, когато информацията е предварително налична и проверена.

Като автор на тази статия имам право на своите убеждения и пристрастия. Следващата статия – „Как да подготвим информация за ERP проект – практически пример“ е своеобразен пример в подкрепа на моите аргументи.

Ако ви предстои проект по дигитализация на вашия бизнес или просто искате да си сверите часовника относно готовността на вашата компания да направи подобна стъпка, не се колебайте да се свържете с екипа на Тим ВИЖЪН България.

Автор: Светослав Еленков, ERP консултант