Обхват на проект и обем на работа при внедряване на ERP система

Поредицата от статии на тема „Подготовка за внедряване на ERP система“ цели да бъде инструмент и пътеводител за нашите клиенти и партньори в процеса на подготовка, преди истинското внедряване да е започнало.

Както при всяка работа, и при този тип дейност успехът зависи от подготовката и от това имаме ли яснота с какво се захващаме и какво ще ни струва като време, усилия и пари.

Цитатът по-долу е от първата статия в поредицата Подготовка за внедряване на ERP система – част I

„Основните показатели и мерило за успеха на проекта по внедряване на ERP система са три: времето, бюджета и обхвата на проекта. В крайна сметка, изпълнен ли е обхватът на проекта и постигнати ли са целите със заложения бюджет, в предвидения срок.“

В тази статия ще се съсредоточим върху темата за разликата между обхват на проекта и обем на работа по него, както и защо това е важно.

Разлика между обхват на проекта по внедряване на ERP система и обем на работа

Обхват на проекта са дейностите, които целим да анализираме, да обезпечим с информация в и от системата, да подобрим и/или автоматизираме в рамките на проекта. Когато говорим за обхват може да изброим компаниите (юридически лица), сферите на дейност и процесите, които влизат в обхвата, но нито броя на компании и дейности, нито броя на процеси дава информация за обема на работа, която предстои по проекта.

Обемът работа за проекта, измерен във време (човеко-дни), зависи от няколко фактора, най-важните от които са:

• яснотата в очакванията и изискванията на клиента;
• готовността на клиента;
• качеството на текущите процеси;
• възможността с избраната система да се покрият изискванията по проекта, без системата да бъде сериозно променена конкретно за целите на даден клиент;
• комплексност на необходимите доработки и разработка на нови функционалности;
• интеграция с други системи, използвани в бизнеса.

Дотук под обем работа визирах общо от страна на екипите за двете компании – клиент и внедрител. Изброените фактори оказват отражение на работата и в двата екипа.

Най-голямо значение и ефект имат онези процеси и функционалности, за които ще се изисква доработка и/или разработка на нови функционалности. При създаване на функционалност за конкретни изисквания на клиента, от изключително значение са първите три фактора – яснота в очакванията, готовността на клиента и качеството на текущите процеси, плюс още един – сработването между екипите на клиента и на внедряващата компания.

Сработването е важно, защото всяка промяна в изискванията, непълна или неточна информация и/или неразбирателство между двете страни, води до дублиране на работата. Колкото по-късно в етапа на проекта се установи пропуск, толкова повече време ще се отдели отново в срещи за анализ, разработка и тест на функционалностите.

Последният фактор – интеграцията с други системи, е единственият, който засяга предимно времето за техническо изпълнение от екипа на внедрителя.

Тук е момента да изясним един много важен въпрос:

Възможно ли е внедряване на ERP система да бъде успешно без подготовка от страна на компанията-клиент?

Да, възможно е.

Това, което се променя с подготовката е яснотата, с която се стартира един проект – къде би могло да има подводни камъни, какъв е техният брой и размер. Яснотата води до по-реалистично планиране на проекта, съответно до изпълними срокове, оптимизиран бюджет и по-висока ефективност в работата.

Връзката между сложността и времето за изпълнение на задачите може да бъде обратно-пропорционална, в зависимост от естеството им. Относително лесни задачи могат да са много времеемки  и обратно – сложни комплексни проблеми да намерят решение, което не изисква много време за изпълнение, но отнема време да бъде намерена точната формула.

Пример за разлика между обхват и обем на работа

За представяне на разликите в обема на работа, в зависимост от типа и естеството на задачите, ще използвам следния пример.

Нека сравним обхвата и обема на работа по два различни проекта:

Проект 1: Жилищен комплекс с десет еднакви жилищни сгради.

Проект 2: Комплекс с две различни административни сгради, търговски център, три жилищни сгради и поликлиника – общо „само“ седем.

Обемът изисквания, които трябва да бъдат описани, анализирани и изпълнени по единия и по другия проект са несъпоставими.

В зависимост от предназначението на сградата (голямата цел), подходът към всички детайли ще е различен – разположение на помещенията, начин на изграждане на ВиК мрежата и електрическата инсталация, използваните материали и цветове и много други.

За да върви равномерно и планирано работата е важно още в началото екипите да са наясно с обема и комплексността на задачите, целите, броя и експертизата на участниците в другите екипи.

Ако от страна на възложителя има двама души, които са ангажирани с всички уточнения, но от страна на проектанта работят по един лидер за всеки различен тип сграда и специалисти във всяка отделна област (дизайн, материали, ВиК и др.), е добре да бъде предвидено, че ще има забавяне на информация.

Аналогичен на горния пример има в нашата статия Как да подготвим информация за проект по внедряване на ERP? В нея фокусът е различен – какво е значението в нивата на информация и приоритетите на въпросите и решенията.

Всички срещи, кореспонденция и обмен на информация, ще са по-ефективни, когато не се смесват теми и въпроси от различни нива и с различно предназначение – не се губи фокус, не се прескача от тема в тема. Именно затова предварителната подготовка на писмена информация, макар да изисква време, разбира се, може да спести много средства и усилия.

Написаното остава и позволява на източника на информация да планира и структурира съдържанието и да намали риска от пропуск на важни данни.

Създаването на документация не трябва да е самоцел, но всички важни решения е редно да бъдат базирани на данни „черно на бяло“.

Ползи от предварителната подготовка

В заключение, всеки проект може да бъде изпълнен качествено и без значителна предварителна подготовка, и без наличие на писмена информация. Но какво ще се случи, ако ключов за проекта участник напусне или отсъства продължително? Всички негови идеи и знания също ще са „в отпуск“.

Предварителната подготовка и наличието на писмена информация значително намаляват риска от затруднения на проекта.

Колкото по-голям е обемът на работа по проекта, толкова по-продължителен период от време ще са ангажирани участниците. За разлика от машините, хората имаме склонността да забравяме!

Зависимостите между обхвата на проекта, обема на работа, подготовката, планирането, срока и бюджета са видими. Да, подготовката на писмена информация отнема време, но подобрява всички показатели за ефективност.

Най-сериозен плюс за двете страни – Клиент и Внедрител, са предвидимостта, намаляването на риска от проблеми и възможността да бъдат заменени участници в проекта по една или друга причина.

Без предварителна подготовка, анализът пак ще бъде направен, но би изисквал много повече време и ресурси и от двете страни.

Ползите, които Тим ВИЖЪН България отчита като внедрител на решения за управление на бизнеса, са по-висока ефективност на вложените усилия за един клиент. Или с други думи, когато клиентът си е написал домашното, екипът по внедряване може да се фокусира в този проект, да свърши експедитивно задачите и да продължи със следващите.

От своя страна, високата ефективност в работата на внедрителя се отразява и в повишаване на  ефективността за екипа при Клиента.

Други положителни ефекти за клиента са по-добро планиране и яснота за обхвата на проекта и за обема на работа и при двата екипа, по-малък риск от пропуски във фазата на анализа и разработката.

„STOP starting START finishing“ е любима фраза на всеки, който търси ефективност в работата си.

Повече информация на тема „Подготовка за внедряване на ERP“ може да намерите  в предходните статии от поредицата или като се свържете с екипа на Тим ВИЖЪН България.

Автор: Светослав Еленков, ERP консултант