Подготовка за внедряване на ERP система – част II

Подготовка за ERP внедряване

Продължаваме нашата поредица от статии, посветени на подготовката за внедряване на софтуерни системи за управление на бизнеса. В предходната статия Подготовка за внедряване на ERP система – част I, си говорихме за:

  • сработването между екипите на компанията Клиент и на компанията Внедрител;
  • ключовите въпроси и фактори за успех;
  • важността на управлението на обхвата за успеха на проекта;
  • значението и ползите от ясна, структурирана писмена информация.

Изводите накратко:
Времето и успеха на проекта по внедряване на ERP система зависят от подготовката за същинското внедряване – от наличието на добре структурирана, проверена и надеждна писмена информация!

Едно добро начало на подготовката за внедряване са:

  1. Маркирането на проблемите пред бизнеса и възможностите за развитие.
  2. Изясняване на целите на проекта.
  3. Събирането на информация, която да помогне за вземането на правилните решения – подготвяне на списък с ключовите за бизнеса процеси и техните вариации, както и информация за структурата на типове, подтипове и категории на бизнес обектите, свързани с тези процеси.

В тази втора статия по темата ще търсим отговор на въпросите:

  • Кога да започнем подготовката на структурирана писмена информация?
  • Настъпило ли е това време за нашата компания?
  • Кои са сигналите, които могат да бъдат наш ориентир?

 

Сигнали, които показват нужда от изграждане на структурирана писмена информация

През последните години, особено със започването на Ковид кризата, се наблюдават няколко интересни тенденции:

  • Повече дигитализация на бизнеса;
  • По-голяма динамика на трудовия пазар;
  • Увеличаване текучеството на персонал, като следствие на горните предизвикателства.

Успехът на една компания зависи най-вече от нейните кадри и от сработването на екипите в компанията. В този ред на мисли, първият показател за необходимост от писмена информация е:

1. Напускане на ключови служители

С всеки един ключов служител си тръгва и частица от знанието (know-how) за определени процеси. Няма незаменими хора, но има трудно заменими. Когато си тръгва „ключов играч“ от отбора, винаги е добре да се документират:

  • Процесите, за които е отговарял;
  • Връзката на тези процеси с други важни за компанията активности;
  • Проблемите в тези процеси;
  • Връзката на процесите, проблемите и функционалностите – какви ограничения или бъгове в системите са причина за проблемите, ако има такива. Всеки адекватен мениджър следва или да ги изброи, или да знае точния човек в екипа му, който познава добре ограниченията в системите.

2. За престижното второ място в списъка със сигнални червени лампи могат да се борят няколко индикатора:

  • Липса на ясни критерии за категоризация на бизнес обектите – на артикули, клиенти и т.н.
  • Неуточнени зависимости между тип на обектите и следващи процеси / стъпки
    Например: Големи клиенти се обслужват САМО със собствен транспорт. Всички го знаят, никъде не го пише. Изясняване (назоваване, разписване) на подобни зависимости улеснява работата – структурира информацията, която някои знаят и помнят, други са забравили, трети не знаят.

Избирам тези два показателя, защото са пряко свързани с подготовката за внедряване на ERP система и с първата статия по темата, която може да намерите в нашия блог. В първата статия ще намерите и пояснение на понятието бизнес обект, в контекста на темата, която разглеждаме и на взаимовръзката между процеси и софтуерни системи.

На трето място, много близо по значение се подрежда:

3. Наличие на специфични процеси

Процеси, които НЕ са характерни за бранша и НЕ са по вкуса на мениджърите.
Подобни процеси може да са следствие на ограничения в предходен софтуер или друга причина, която вече я няма, но по навик (инерция) се дава информация за желан резултат, който НЕ е особено характерен за бранша. Всички се съобразяват с „нещото“, което работи, но може би има друго решение, което да опрости модела. Този тип казуси се идентифицират, когато Клиентът отговори на въпрос с „Не знам защо е така, винаги така сме го правили“.

Веднага след това се подреждат и онези процеси, които НЕ могат да бъдат ясно определени, поради много изключения.

4. Липса на дефиниран процес и наличие на много изключения

Всеки бизнес има такива казуси и това е нормално! Затова е важен и човешкият фактор – ad-hoc решенията на потребителите не винаги могат да бъдат заобиколени. Ако беше така, чрез AI (Artificial Intelligence) машините щяха да вършат нашата работа, а ние, хората, щяхме щастливо да пием бира на плажа, и да се радваме на развитието на технологиите и на социалните системи. Но това – в друг живот!

Дори и само списък на подобни процеси дава яснота на Клиента и на Внедрителя за обема от работа, който предстои. Една от целите при внедряване на ERP софтуер е точно по-добро планиране и управление, което минава през анализа на тези нерешени проблеми.

Колкото повече яснота има в етапа на подготовката, толкова по-малко са рисковете при внедряването! Нормално и естествено е да има промяна и оптимизация на процеси в рамките на проекта, но се увеличава времето и риска, когато това се установява и става късно във фазата на анализа и клиентът не е подготвен.

5. Има още два индикатора, които са ясен знак, че компанията Клиент има необходимост да започне със събиране на писмена структурирана информация:

  • Системи и процеси, които са били обект на множество промени;
  • Системи и процеси, които са били надграждани без документация – разчита се на спомени на потребители какъв точно е желаният резултат и защо.

Честите промени винаги са знак, че има нещо, което е трудно да бъде предвидено и обхванато. Внедряването на нова система е моментът, когато се търсят решения. Записването и обсъждането на казусите е първа стъпка към решението. При необходимост, не се колебайте да потърсите и помощ на консултанти. Екипът на Тим ВИЖЪН България е на Ваше разположение!

6. Следващите два показателя отново са свързани с възможността да се предвиди бъдещо развитие на събития и на компанията, и да се подготвим за тях.

  • Компанията планира разширяване на дейността;
  • Концепция за бъдещо развитие на компанията е неясна.

Развитието може да бъде в различни посоки:

  • ръст в обемите на производство и търговия;
  • ръст в броя на произвеждани и търгуваните стоки;
  • нови канали за доставки и продажби;
  • промяна в структурата на компанията;
  • промяна в начина на работа с контрагентите;
  • друго.

Всяка от посоките на развитие изправя компанията пред различни предизвикателства.
Например: Ръстът в обемите е възможно да бъде решен с ново пространство и по-добра производителност на старата система.
Но понякога дори само промяна в структурата на компанията с цел по-добра отчетност, проследимост или дори намаляване на оперативен риск от грешки или злоупотреби, може да изисква сериозно развитие на наличните системи или инвестиция в нови.

В основата на всички предстоящи решения пред бизнеса винаги стои информацията и анализа на информацията.

Заключение

С риск да стана досаден, ще повторя извода от предходната ни статия по темата:

Накратко, отделеното време за събиране и структуриране на информация в писмен вид „се изплаща“ многократно!

Всеки проект по внедряване на ERP система представлява първо анализ на информация. Колкото и добър да е един експерт, неговият опит обикновено е в рамките на няколко компании и проекти. Но опитът на екипа на внедряващата компания, сумарно, може да надхвърли в пъти опита на Клиента, просто защото няма две еднакви компании и няма два еднакви проекта.

Нашият екип има години опит в множество проекти зад гърба си. Ние сме на Ваше разположение, за съдействие и за полагане на здрава основа на Вашия проект.

 

Автор: Светослав Еленков, ERP консултант

Share This

Copy Link to Clipboard

Copy