Подготовка за внедряване на ERP система – част I
Внедряването на ERP система или дори само промяната на работещата система в предприятието е сериозно предизвикателство за всяка компания. Процесът отнема време, енергия и средства.
И както при всеки голям проект, така и при внедряването на система за управление на бизнеса, успехът зависи от знанията, опита, отдадеността и уменията за работа в екип на отбора, захванал се със задачата. За успешното функциониране на този отбор, от ключово значение е сработването на двата му основни елемента:
- Екип 1 – ангажираните в проекта лица от страна на компанията Клиент.
- Екип 2 – консултантите по проекта от страна на компанията Внедрител.
Една от техниките, които могат да се използват за подобряване на взаимодействието и за създаване на позитивна нагласа между екипите, е „да се поставим в обувките на другия“. На практика това означава да си зададем въпроса какво бихме направили и очаквали ние, ако сме в ролята на другия екип.
За екипа на Внедрителя въпросът би бил:
„Ако съм в екипа на клиента, в ролята на decision maker (собственик, управител, проектен мениджър) за компания, която ще внедрява ERP, от къде бих започнал?“
За екипа на Клиента:
„Ако аз ще внедрявам ERP, каква информация би ми трябвала и в какъв вид, за да изпълня задачата си по най–добрия начин?“
Предварителната подготовка е ключова за успеха на проекта
Целта на тази статия (и на следващите по темата) е да помогне на екипа в компанията Клиент да извърви своята част от пътя в процеса на подготовката по възможно най-добрия начин, като премине през поредица от въпроси и структурира отговорите си.
- Какви проблеми искам да реша с въвеждането на ERP система?
- В каква посока искам да създам възможности за развитие на компанията?
- Какъв тип система или комбинация от системи и приложения:
- ще отговори на потребностите от информация в момента?
- ще даде възможност за развитие в планираната посока, в съответствие с поставените цели?
- ще реши текущите проблеми?
- ще намали оперативния риск?
- ще подобри ефективността?
- Как да взема информирано решение за избор на ERP система?
- Как да избера компания внедрител?
- Как да изградя екип, който да подготви необходимата информация и да търси отговори на изброените по-горе въпроси?
- Каква информация да бъде подготвена от екипа по внедряване за настоящите процеси в компанията?
- Каква информация е необходима относно плановете за бъдещо развитие?
- Каква е връзката между текущото и желаното състояние?
- Как тази връзка се отразява на необходимата информация и нейната структура?
Последиците от решенията и начина на изпълнение на проекта по внедряване оказват дългосрочно влияние върху развитието на бизнеса. Дали това влияние ще е положително или негативно зависи първо от качеството на въпросите, които ще си зададем в етапа на подготовката за проекта и второ от яснотата на отговорите.
Най-важните въпроси (накратко)
- От къде започваме?
- Къде искаме да стигнем?
- През какви етапи ще преминем?
- Как ще го направим?!
Част от отговорите на тези въпроси ще дойдат след избора на ERP система и на компанията внедрител и след започване на процеса по анализ съвместно с консултантите на компанията внедрител.
Правилните въпроси са първата стъпка към верните отговори, но за да бъде взето оптимално решение, голяма е ролята на ясната и надеждна информация – пълна, добре структурирана и в подходящ писмен вид.
Първа стъпка в подготовката за един успешен проект
Преди да опишем стъпките, с които трябва да стартира подготовката за внедряване на ERP система, трябва да изясним едно нещо:
Всеки подобен проект започва с анализ на данни и разглеждане на информацията от най-високото към най-ниското ниво (от общото към частното). Разбирането за структура на данните, йерархията и връзката между процесите, бизнес обектите* и техните параметри има изключително важно значение за успеха на проектите, свързани с анализ и обработка на данни. Потребителите на информация трябва да могат във всеки момент да се ориентират в кое ниво се намират и как обектите на това ниво са свързани с останалите по хоризонтала и вертикала.
Бизнес обекти в контекста на тази статия са всички единици, които са предмет на анализа по проекта.
Например, ако клиент е компания с холдингова структура, предмет на анализ са всички юридически лица (компании) в рамките на холдинга и на проекта.
Едно ниво по-надолу, когато предмет на анализ е дадена компания (едно юридическо лице), бизнес обекти са нейната организационна структура (отдели и екипи), човешкия капитал – хората в екипите отговорни за дейността, всички процеси протичащи в компанията.
Още едно ниво по-надолу, когато предмет на анализ е даден процес, например процеса на продажба, бизнес обекти в този процес са:
- стоките и услугите, които компанията предлага
- клиентите с техните специфики и характеристики
- каналите на продажба
- търговците с техните характеристики
- транспортните средства, с които ще се достави стоката
- системите, които се използват за представяне на продуктите, за издаване на документи, за извършване на плащане, за комуникация между всички участници в процеса (клиент, търговец, доставчик/спедитор) и други.
Сред основните задачи за екипа на Клиент в етапа на подготовка е именно да събере информация за процесите в компанията, като паралелно с това опише в детайли структурата, категоризацията и параметрите на всички свързани с тях бизнес обекти.
- Къде и защо се разделят и групират бизнес обектите сега?
- Възможно ли е с тази структура на данни да се постигне желаното състояние?
Нека дадем пример:
Търговска компания планира промени в ценовата си политика и процесите по логистика. За целта има нужда от групиране на своите клиенти по нови критерии и развитие на собствен транспорт. В този случай задължително съвместната работа по анализ с екипа на Внедрителя ще изисква писмена информация за настоящите критерии за групиране на клиенти. Това е информация, която е налична и не зависи от информационната системата. Предварителната ѝ подготовка и това да разполагаме с нея още при старта на анализа ще помогне за неговото по-бързо и успешно протичане. Обратно, отлагането на тази задача ще доведе до увеличаване на времето за анализа, защото тепърва информацията ще трябва да бъде събирана, структурирана и уточнявана. Реално, проектът не може да бъде изпълнен без тази задача. Въпросът не е дали тя е необходима, а само кога ще бъде изпълнена – на етапа на предварителна подготовка или по време на самия проект.
Важно е да се отбележи, че отборът по внедряване на ERP система няма да създава нова компания. Всичко, което ще се случи в рамките на този проект трябва да позволи плавен и планиран преход между съществуващия начина на работа, процеси и системи, и новия модел на работа в новата система и приложения.
Подготовката на изчерпателна и добре структурирана предварителна информация позволява по-лесното проследяване на промените между текущото и желаното състояние на бизнеса.
Какво не бива да пропускате
Събирането на структурирана писмена информация, може да започне самостоятелно като първа стъпка от отговорностите на екипа от страна на Клиента. Тези усилия могат да се окажат ценна инвестиция на време. На този етап могат да бъдат маркирани основните подводни камъни – онези бизнес правила и ограничения в съществуващите системи, които са препъни камъка в развитието на компанията.
В своята практика консултантите на Тим ВИЖЪН България сме забелязали, че дори клиентите отделящи време за събиране на информация и описание на ключовите процеси и техните особености, често подценяват една основна част – писмено и/или визуално представяне на онези разлики в бизнес обектите, които водят до вариация на процесите, а именно – типове, подтипове и категории на бизнес обектите.
Например, всяка разлика в процесите по продажба е следствие на разлика във:
- характеристиките на клиента – размер, сектор на дейност, договорени условия за плащане, друго;
- канала за продажба – телефон, имейл, онлайн магазин, мобилни устройства;
- характеристиките на продукта – изисквания за съхранение, условия за опаковане и транспорт, проследяване на партиди.
Какъвто и да е обектът на анализ, в крайна сметка вариациите на процесите са краен брой комбинации от параметри, които могат да бъдат представени чрез матрица от комбинации в параметрите на засегнатите обекти. В нашия пример това са тип клиент, тип канал, тип продукт. Тази информация е налична, известна е на екипа на Клиента и не зависи от системата. Може би точно заради това се подценява.
Липсата на писмена информация може да доведе до пропуски в анализа. „Имаше и още един случай, но сега не мога да се сетя…“ – познато, нали?
Писмената информация като предпоставка за успеха на проекта по внедряване на бизнес система
За да стане още по-ясна връзката между наличието на структурирана писмена информация и успеха на проекта, нека обобщим:
- Писмената информация води до по-коректно представяне на информацията и възможност за проследяване на връзките, допълване и промени, както и проследяване на разликите в текущия и планирания начин на работа.
- Тази възможност води до подобряване на комуникацията и качеството на анализа, намалява времето за анализ, дава яснота за обхванатите казуси и намалява риска от пропуски.
- Яснотата на казусите и техните приоритети водят до по-добро управление на обхвата и времето на проекта.
- По-доброто управление на обхвата, води до оптимален бюджет.
Основните показатели и мерило за успеха на проекта по внедряване на ERP система са три: времето, бюджета и обхвата на проекта. В крайна сметка, изпълнен ли е обхватът на проекта и постигнати ли са целите със заложения бюджет, в предвидения срок.
От тези три показателя водещ е именно третият – обхватът, тъй като времето и бюджета на проекта са директен резултат от обхвата му. Това превръща управлението на обхвата на проекта в основен фактор за успех.
Сложността на един проект по внедряване зависи най-вече от броя процеси, които влизат в обхвата му, вариациите на тези процеси и връзките между тях. На колкото по-късна фаза се правят промени и уточнения по отделни процеси и свързаните с тях бизнес обекти, толкова повече се увеличават засегнатите от промените процеси. Това дава отражение върху обема информация, който трябва да бъде разглеждан и анализиран, за да се вземе най-доброто решение. По този начин се увеличава риска от пропуски.
Тази част от работата по подготовката дава и яснота на компанията Клиент къде се намира в готовността си за самото внедряване.
Препоръчително е към момента на стартиране съвместна работа с Внедрителя, екипът на Клиента да е изяснил бизнес правилата по колкото може повече процеси.
Оптималният вариант е да са останали за обсъждане процеси, които са силно зависими от информационната система, както и въпроси, за които ще се търси мнението и опита на внедряващия екип.
Заключение
Пишейки този текст, многократно забелязах как темата сякаш „зацикля“ на връзката между наличието на писмена информация, качеството на обмен на информация между екипите и връзката им с времето, обхвата и бюджета на проекта. Първоначално се чудех как „правилно“ трябва да бъде структурирана статията, но това е естествения ход на събитията – това зацикляне отразява действителността. Истината е, че времето и успеха на проекта зависят от подготовката за същинското внедряване – от наличието на добре структурирана, проверена и надеждна писмена информация!
Задавайки си отново въпроса:
„Ако съм в екипа на клиента, в ролята на decision maker (собственик, управител, проектен мениджър) за компания, която ще внедрява ERP, от къде бих започнал?“,
моят отговор ще е този:
- Маркирането на проблемите пред бизнеса и възможностите за развитие.
- Изясняване на целите на проекта.
- Събирането на информация, която да помогне за вземането на правилните решения – подготвяне на списък с ключовите за бизнеса процеси и техните вариации, и информация за структурата на типове, подтипове и категории на бизнес обектите, свързани с тези процеси.
Накратко, отделеното време за събиране и структуриране на информация в писмен вид „се изплаща“ многократно!
В следваща статия ще споделим за онези червени сигнални лампи, които са знак, че времето за събиране на писмена и структурирана информация вече е настъпило.
Автор: Светослав Еленков, ERP консултант