Как да подготвим информация за ERP проект – практически пример
Примерът в тази статия е естествено продължение на темата „Как да подготвим информация за проект по внедряване на ERP система?“
Целта на всяка информационна система е да събира информация, да позволи автоматизиране на процеси, да намали риска от човешка грешка и да се използва за анализ на дейността на предприятието. В системата информацията е организирана в таблици от данни с връзка между тях.
Това, което виждат потребителите са инструменти (екрани, форми, страници) за въвеждане на данни в системата от една страна, и за извличане и визуализиране на информация от нея от друга. Връзките между таблиците позволяват да се изведе точно конкретна информация за даден процес, клиент, артикул, актив или служител от множеството таблици с данни.
Структурата на информацията в табличен вид, организирана в редове и колони, позволява първо да въвеждаме данните, знаейки къде и как ще бъдат записани и как ще бъдат организирани и второ, при необходимост, да използваме само онази част от тях, която ни е нужна и важна в конкретен момент за конкретно наше решение и действие.
Например: Необходима ни е информация за всички Големи Клиенти извън София, на които е доставена стока със срок на годност над 30 дни, със собствен транспорт с товароносимост, която е под 3.5 тона. За всяка експедиция искаме да знаем кои са служителите, които са приели и одобрили заявката и подписали товарителницата. Целта на задачата е да се анализират причините, поради които доставки за големи клиенти на стоки с относително дълъг срок на годност се изпълняват в малък обем, с високи разходи за транспорт.
За да бъде изпълнена задачата, ние трябва да имаме данни за процесите, клиентите, артикулите, активите и служителите, с ясно разграничение на техните характеристики. Ако информацията, която се въвежда в системата няма тези данни и характеристики, анализът няма да е възможен.
Какво ни е необходимо:
- Списък на бизнес обектите, които ще бъдат анализирани.
- Характеристиките за всеки един обект.
- Различните стойности, които са допустими за всяка една характеристика.
Когато информацията, която ни е необходима, ще се въвежда, съхранява и използва в табличен вид, кой е най-подходящият начин да се планират потребностите от данни и как да се подготвят те за предстоящия проект?
Въпросът е риторичен – най-подходящият начин е информацията да се подготви в табличен вид!
В конкретния случай ни трябват няколко таблици:
Таблица 1 – Списък на бизнес обектите, които ще бъдат анализирани
Таблица 2 – Характеристиките за всеки един обект
2.1. Списък процеси
2.2. Видове клиенти
2.3. Транспортни средства
Подходът при съставяне на таблиците може да е различен. Например:
Молба към всеки четящ!
Опитайте да си представите, че информацията в горния пример се отнася до вашата дейност. На масата за преговори са екип колеги от компания, която е ваш клиент.
- Оперативен директор, запознат с процесите в компанията;
- Търговски директор, запознат с всички детайли в категоризацията на клиентите и разликата в процесите за различни клиенти;
- Експерт, който е запознат с характеристиките на стоките и изисквания за тяхното съхранение и логистика;
- Мениджър и администратор на системата, запознати с различните потребители, техните права и ограничения.
Всеки от тях навлиза в специфична за неговата роля и отговорности информация. Запознати са в детайли, предават данните в подходящ вид, но никой не разполага с цялата информацията в писмен вид.
В края на срещата, каква част от новата за Вас информация ще бъде записана и ще може да бъде възпроизведена в модел, съобразен с всички възможни опции? Каква е възможността за пропуск? Колко време ще ви отнеме вие да запишете и структурирате тази информация в писмен вид за следващи срещи?
Кога информацията е по-надеждна – когато е записа от първоизточника или когато е минала през посредник?
Доказано е, че колкото повече сетива са включени в процеса на работа, толкова по-висока е ангажираността и ефективността.
Наличието на писмена информация повишава ефектността на всички участници в дискусията. Това е факт, който не оставя място за съмнение!
Въпросът е само един – кой и кога ще събере и запише информацията в подходящ (табличен) вид? На по-недоверчивите читатели, препоръчвам следния тест: Разкажете примера от тази статия на двама ваши колеги по отделно. Само на единия покажете примерните таблици. Нека след това двамата да изброят някои от бизнес обектите и техните характеристики. Ще се обзаложим ли кой ще възпроизведе повече информация?
Целите на поредицата ни от статии на тема „Подготовка за внедряване на ERP система“ са именно тези – да запознае читателите с ползите и предимствата за проекта от предварително подготвената, писмена информацията и да им спести време и средства.
Автор: Светослав Еленков, ERP консултант