Как да оптимизирате бюджета за внедряване на ERP система
Внедряването на система за управление на бизнеса е сред най-перспективните инвестиции, които една компания може да направи, за да подсигури дългосрочното си развитие. ERP системите са доказали ползите си за бизнеса в множество направления, като:
- Снижаване на цялостните разходи за дейността на компанията
- Ускоряване на оперативните процеси
- Осигуряване на централизирана информация за дейността и състоянието на компанията
- Подобряване на качеството на управленските решения и ред други
И, за да не бъдем голословни, нека подкрепим казаното с цифри от проучвания на водещи международни консултантски компании:
Внедряването на ERP система безспорно може да подпомогне значително бизнеса и да открие неподозирани до тогава потенциал и перспективи, особено в сложна и несигурна обстановка като настоящата. Безспорен е обаче и друг факт – необходимата за реализиране на подобен проект инвестиция често е значителна и представлява най-голямата пречка по пътя на компаниите към дигитализация.
Как да преодолеете това препятствие и да се възползвате от всички преимущества, които системите за управление могат да донесат за вашата компания? Нека споделим няколко съвета от нашата практика в последните вече над 20 години.
4 + 1 съвета от нашата практика за оптимизиране на бюджета и срока за внедряване на ERP система
Планирайте внимателно предстоящото внедряване
Още преди да стартирате с избора на подходящо решение и доставчик, направете задълбочен анализ на дейността си и проблемите, които се надявате да решите с помощта на новата система за управление.
- Преценете какво искате да постигнете, използвайки системата
- Консултирайте се с целия си екип и вижте къде са най-слабите места на бизнеса ви
- Разпределете желанията си относно системата в различни категории – кои от тях са критични за бизнеса; кои са важни, но можете да бъдат внедрени и на по-късен етап и кои са маловажни и няма да донесат значими ползи
Разделянето на внедряването на отделни етапи означава също така разпределение на инвестицията към по-дълъг период от време. По този начин ще можете в рамките на сравнително поносим бюджет да внедрите най-критичните за бизнеса ви функционалности и да започнете да усещате ползите от тях преди да пристъпите към следващия етап на разширяване на решението.
Прецизният предварителен анализ ще ви помогне да формирате конкретни и реалистични очаквания към системата, да направите правилен избор по отношение на внедряваното решение и да държите бюджета в предварително планираните рамки.
Вземете само това, което ви е нужно към настоящия момент
Съвременните ERP решения са гъвкави системи, които могат да бъдат модифицирани, така че да отговорят дори на най-малките особености в бизнес процесите на компанията, която ще ги използва. Цената на едно ERP внедряване обаче е пряко пропорционална на обема на тези допълнителни модификации на функционалността и именно тук се крие причина за разрастването на необходимия за проекта бюджет.
За да намалите бюджета за внедряване, ограничете модификациите по системата до критичния минимум. Водещите ERP системи, като Microsoft Dynamics 365 Business Central, са резултат от дълги години на изследване, развитие и прилагане на установените добри практики. Вложената в тях стандартна функционалност може значително да допринесе за подобряване функционирането на една компания и пазарното й представяне.
Чрез ограничаване обема промени във функционалността на решението не само може да се постигне бюджетно внедряване, но и системата ще е на разположение на бизнеса в много по-кратки срокове, което е от особена важност точно в текущата динамично променяща се обстановка.
Ориентирайте се към облака
Нямате голям бюджет, но отчаяно се нуждаете от ERP система? Ориентирайте се към облачно решение за управление и наем на лицензите за работа с него.
Облачните системи драстично намаляват необходимата първоначална инвестиция като напълно елиминират разходите за сървърна и мрежова инфраструктура, които са значително перо в бюджета на всяко внедряване. Позиционирането на ERP системата в професионален център за данни не само спестява разходи, но и носи редица ползи по отношение на достъпност по всяко време и от всяко място, защитата на софтуерното решение срещу атаки, периодичен back-up, кратко време за възстановяване на нормална работата в случаи на бедствия и аварии и ред други.
Оптимизирайте броя на лицензите
Бюджета на едно ERP внедряване в най-общия случай се поделя на две основни части –разходи за услуги по внедряването и разходи за лицензи. До сега разглеждахме как можем да снижим първия от двата компонента, а сега е време да обърнем внимание и на втория. Както споменахме, лицензите за работа със системата могат да се закупят или вземат под наем. Независимо кой вариант изберете, преценете много внимателно какъв трябва да бъде броя на придобиваните лицензи и от какъв тип трябва да бъдат те. За тази цел, анализирайте колко хора във вашата компания ще работят със системата и по какъв начин. Възможно е да имате голям брой потребители, които няма да използват пълните възможности на решението и за които е напълно достатъчно да разполагат с ограничен лиценз за работа. Излишно е да казваме, че неговата цена е в пъти по-ниска от тази на пълните лицензи за работа с решението.
Изграждането на добре балансиран микс от пълни и ограничени лицензи е правилният подход към оптимизиране бюджета на проекта.
Бонус съвет от нас: Четете ситния шрифт в офертите
Още един съвет от нашата практика: за да не останете неприятно изненадани от непредвидено разрастване на бюджета, бъдете внимателни каква степен на точност на калкулираната цена е заложила в офертата си компанията-внедрител. Ако сравнявате различните оферти единствено по крайната без да вземате предвид фактори като точност на оценката, прецизност на анализа и обхват на внедряването, е възможно да се окажете в ситуация, при която евтиното да излезе скъпо.
Надяваме се, че нашите съвети ще ви помогнат да преодолеете бюджетните ограничения и да осигурите на бизнеса си всички предимства, които може да му даде едно ERP решение.
Ако имате въпроси или се колебаете кое е най-доброто решение за бизнеса ви, нека поговорим. Ще се радваме да обсъдим проблемите, които срещате и да преценим заедно как можем да ви бъдем полезни. Позвънете ни или ни изпратете вашите координати и ние ще се свържем с вас.
Връзка с нас