Връзка между обем работа, навременно предоставена информация, ефективност и удовлетворение
В предходна статия разказахме за връзката между Обхват на проект и обем на работа при внедряване на ERP система.
Настоящата статия е за връзката между навременната информация, ефективността, удовлетворението в работата и живота на всяка компания и проект.
Тази статия, за разлика от останалите в поредицата „Подготовка за внедряване“, засяга не само фазата на подготовка, но и всеки следващ етап от проекта по внедряване и не само – засяга целия живот на една бизнес идея. На практика, всяка дейност започва с възникването на идея и приключва с ликвидацията на бизнеса. Докато един бизнес е жив, за да функционира са необходими хора и ефективно общуване между тях. Само така идеите виждат бял свят и компаниите продължават да се развиват. Докато са само в мислите на предприемача, идеите не генерират нито приходи, нито разходи.
С разрастването на всеки бизнес, рано или късно, идва момента за внедряване на модерни системи за планиране на ресурсите в предприятието. Отлагането във внедряване на ERP система, освен пропуснати ползи, може да донесе и сериозен риск за бизнеса. Който не се развива – изостава!
Показатели за успеха на всеки ERP проект
Отново ще напомня основните измерители на успеха, за тези от вас които не следят поредицата от статии:
„Основните показатели и мерило за успеха на проекта по внедряване на ERP система са три: времето, бюджета и обхвата на проекта. В крайна сметка, изпълнен ли е обхватът на проекта и постигнати ли са целите със заложения бюджет, в предвидения срок.“
Нито един от тези показатели не е константа!
Има обстоятелства, които задължително налагат промяна в обхвата – например промяна в законова регулация. Когато случаят е такъв, понякога срокът е от типа „няма мърдане“. Тогава предизвикателството за екипите по проекта е голямо. Дори и да е възможна промяна на бюджета, наемането на нови хора често не е решение. Дори напротив – за тях ще е необходимо време да навлязат. В такива моменти натовареността на екипа расте и с обучението на нови колеги. Увеличаване на екипа е решение в средносрочен и дългосрочен план, но никога в краткосрочен! Ръстът на екипа означава и ръст на бюджета.
Но има един измерител, който ВИНАГИ остава константа – времето в денонощието!
Не е роден мениджър на проект, който ще успее да повлияе на този показател.
Опитите да се увеличи времето за работа на екипа, без да се увеличава срока на проекта, могат да имат сериозни последствия, но към тази тема ще се върна в края на статията.
Връзка между ефективност на проекта и предоставяне на навременна информация
За да покажа връзката между ефективността на екипа и навременната информация ще използвам следния пример.
Критерии за групиране на данни
Навреме ли предоставяме данни на нашите служители и партньори за значението на информацията, която им изпращаме и критериите, по които да класифицират данните?
Складова зона в даден цех може да се разглежда като басейн, който се пълни с предмети.
Предметите трябва да бъдат разграничени в групи и сортирани. Скоростта на подаване е 60 детайла в минута. Предметите се различават по:
- Форма – сфера, пирамида, куб
- Цвят – син, зелен, жълт
- Тегло – тежки, леки, средни
- Материал – желязо, сплав, алуминий
Каква е аналогията с подготовка за проект?
Коя информация е обективна и не подлежи на интерпретиране?
Ако целите на проекта не са ясно определени, без допълнителна информация предметите ще могат да бъдат разпределени по тегло и материал. Информация, която е обективна и не подлежи на интерпретиране – желязото е по-тежко от алуминия. Сплавта между двете ще е средна по тегло.
Ако складовата зона продължава да се пълни, но на екипа, който сортира детайлите не се предоставя информация, те имат няколко варианта за действие:
- Чакат ясна и надеждна информация, и работят по друг проект – временно решение. Басейнът се пълни, срокът наближава, инструкции няма.
- Влизат „в дълбокото“ и започват да анализират „на сляпо“ – сортират по тегло и изследват връзките между теглото (материал) и останалите характеристики (форма и цвят). Всички са заети и натоварени, но ефективността не може да бъде измерена – не знаем в правилна посока ли се движим.
Складът продължава да се пълни – информацията става повече, обемът на работа расте, срокът наближава, сложността не се знае как се мултиплицира. Все още не е открита зависимост между ясната, обективна информация (тегло/материал) и неясната – форма и цвят. Екипите експериментират, анализират, инвестират време и усилия.
Какво се случва с цената на проекта?
Кой плаща времето, което е вложено, без ясна информация за целта и без детайли за връзката между предметите и техните характеристики?
Срокът наближава. Стресът расте. Какво се случва с мотивацията и ефективността на екипите?
Какво е решението?
Можем ли да променим крайния срок и темпото, с което се подава и обработва информация?
Можем ли да спрем работата по проекта?
Можем ли да платим заплатите при ниска ефективност?
Но най-важното – можем ли да жертваме служителите? Образно казано, може ли да ги оставим да се удавят в нашия „басейн“?
Всички експерти по проекта могат да плуват и ние сме ги наели заради това, но в такава ситуация те просто не знаят в каква посока да вложат силите си – не знаят целта, не разполагат с еднозначни и обективни изисквания. Едни ще се разочароват, други ще прегорят, трети просто ще изберат друг проект.
Тези сложни за решаване въпроси могат да бъдат избегнати само по един начин – своевременно подготвена, вярна, ясна и качествена информация!
„Повече пот в тренировките, по-малко кръв в боя!“
Ако всички са наясно с целта в началото, например:
- Пирамидите, независимо от материала, ще се претопяват в сплав – ще ги разделят само по цвят;
- Кубовете ще се използват за основа в строеж на кула – най-тежките ще са отдолу, независимо от цвета;
- Сферите ще са отвън на кулата за декор – те трябва да са групирани и по тегло, и по цвят.
Задачата би могла да започне още в първата минута и във всеки един момент ще сме наясно дали темпото на работа е добро, според нивото на несортираните елементи. Ще се спестят пари и време, но най-важното – ще се спести напрежение между участниците в проекта и всички ще са доволни от резултатите.
Накратко, колкото по-голям е обемът от информация, толкова по-важна за успеха на проекта е предварителната подготовка! Няма нищо по-важно от здравето и удовлетворението на екипите!
Кой е ключовият елемент във всеки проект?
В заключение, има ли още нещо важно, което липсва в описаната картина?
Надеждна информация ⇒ Ефективност ⇒ Резултати ⇒ Удовлетворение
Във всички статии от поредицата до тук, фокусът е падаше върху ефективността и връзката между предварителната подготовка, писмената информация и успеха на проекта. Но има още един компонент, който е много важен както в бизнеса, така и в живота. Компонент, който допълва, подчертава и засилва ефекта на всички останали.
Как бихте описали онова усещане, което изпитвате, когато действате смело и без колебания? Или обратно – какво ни липсва, когато се колебаем съмняваме в успеха на дадено начинание?
Увереността е това, което печели битки, клиенти, партньори!
Увереността, че целта е правилна, посоката е ясна и необходимите ресурси са налични
Увереността, че е създадена организация и ниво на комуникация, което позволява адекватна и навременна реакция при промяна на обстоятелствата.
Увереният човек действа без да губи време и без да се отклонява от целите и плана си.
Но от какво зависи увереността? Кое е онова нещо, което дава подплатена увереност в света на бизнеса?
Има два начина за вземане на решения:
- На база интуиция.
- На база информация и умения за нейния анализ.
Целта при внедряване на ERP системите е обезпечаване на бизнес процесите и осигуряване на надеждна управленска информация.
Колкото по-сигурни сме в надеждността на информацията, толкова по уверени сме в своите решения.
Това е причината да добавя увереността, като основен фактор за успех и да го свържа с всичко до тук.
И така, пълната формула всъщност е следната:
Надеждна информация ⇒ Увереност ⇒ Ефективност ⇒ Резултати ⇒ Удовлетворение
Ако ви предстои внедряване на ERP система или друг проект за дигитализация на вашия бизнес, или просто искате да вземете максимума от знанията и таланта на вашите служители, без да взимате максимума от силите им, доверете се на партньор с опит. Консултантите на Тим ВИЖЪН България сме на Ваше разположение.
Автор: Светослав Еленков, ERP консултант