Какво трябва да знаем за лицензирането на Microsoft Dynamics 365 Business Central

(Актуализирано: 08.2024 г.)

Microsoft Dynamics 365 Business Central е част от семейството бизнес решения на Microsoft и една от водещите ERP системи в света.

Гъвкав и лесен за приспособяване към особеностите във всеки бизнес и отрасъл, Business Central обхваща всички направления от дейността на една организация в единна система и осигурява 360-градусов поглед над бизнеса в реално време.

Системата свързва отдели, звена и екипи и им помага да работят по-ефективно съвместно и да реагират много по-бързо на външни заплахи и възникващи благоприятни възможности.

Microsoft Dynamics 365 Business Central предлага различни варианти за внедряване – Cloud (в Azure – облачното пространство на Microsoft) или On-premise (на собствен сървър или в частен облак), а лицензите за решението се наемат на месечна база според броя използващи го потребители.

Модел на лицензиране при Business Central

В зависимост от това в кой отрасъл функционира дадената организация, каква дейност развива и от кои от възможностите на системата има нужда, съществуват два модела на лицензиране на Business Central:

Business Central ESSENTIALS    и    Business Central PREMIUM

  • Business Central Essentials

Този модел на лицензиране е предназначен за компании в сферата на търговията и услугите и включва широк обхват от оперативни и управленски функционалности в областта на счетоводство и финанси; управление на складове; покупки и продажби; управление на проекти и други. Business

Central Essentials не включва функционалности за управление на производствени и сервизни дейности, тъй като компаниите, за които е предназначен този модел не се нуждаят от тези възможности на системата. Това рефлектира и върху таксата за наем на лицензи от вид Business Central Essentials, която е по-ниска, отколкото тази за лицензите от вид Premium.

  • Business Central Premium

Този модел на лицензиране е предназначен за производствени компании и включва достъп до пълния набор от всички модули на ERP решението. Business Central Premium обхваща всички описани в Business Central Essentials оперативни и управленски функционалности, плюс широки възможности за цялостно управление на производствената дейност и сервиза.

Важно е да се отбележи, че при лицензирането на дадена компания за работа с Dynamics 365 Business Central може да бъде избран само един от двата описани модела (или само Business Central Essentials, или само Business Central Premium). Смесването на лицензи от двата модела в рамките на една организация не е възможно.

Също така един лиценз за работа с Dynamics 365 Business Central може да бъде използван само от едно юридическо лице, както и от фирми, в които то има над 50% дялово участие.

Типове потребители при Business Central

Независимо от избрания модел на лицензиране (Business Central Essentials или Business Central Premium), непосредствената работа със системата се осъществява на база лицензиране на наименувани потребители. Това означава че всеки потребител, който работи със системата, притежава лиценз на свое име и собствен профил за достъп.

Разбира се, различните потребителите на една ERP система имат различни потребности относно достъпа и работата с нея. С оглед на това, Microsoft предлага два различни типа потребителски лицензи:

Основен (пълен) лиценз    и    Ограничен лиценз

  • Основен (пълен) потребителски лиценз

Този тип лицензи са предназначени за хора, които в работата си ежедневно използват пълния спектър от богати функционалностите на ERP решението. Един наименуван пълен потребителски лиценз дава правото на едно лице да достъпи и използва съответните функционалности на системата, в зависимост от използвания модел за лицензиране. Потребителите, които имат нужда от основен (пълен) лиценз са например счетоводният екип, началник склад, началник производство, търговския екип, планьори, закупчици и ред други.

  • Ограничен потребителски лиценз

Този тип лицензи са предназначени за потребители, които не работят пряко с цялата функционалност на ERP системата на ежедневна база. Като пример, с ограничен лиценз се лицензират потребители, които трябва да имат достъп преди всичко до справки и отчети, генерирани от Business Central, да преглеждат данни, въведени в системата или да извършват отделни операции.

Business Central допуска използването на следните ограничени лицензи:

• Business Central Team Members license

Този тип лиценз e предназначен за потребители, които не са фокусирани върху конкретна функционална област в компанията и имат нужда от ограничени базови права, като например право за четене на данни от системата (справки и отчети); одобрение или отхвърляне на възложени задачи; създаване, промяна или изтриване на оферти или поръчки и др.

Ограничените лицензи задължително изискват наличието на поне един потребител, лицензиран с основен (пълен) лиценз от тип Business Central Essentials или Business Central Premium;

• Конкурентна сесия за устройство (Device license)

Както при ограничения лиценз за потребител (Team Member), конкурентната сесия за устройство не е основен лиценз, но включва някои възможности на пълноправен потребител. Лицензът е предназначен за използване на компютри, на които се сменят различни потребители в рамките на деня. Като пример, така могат да се лицензират компютърни терминали за работа с POS-устройства в търговски обекти; ръчни терминали за работа в склада; устройства в цеха и производството за отчитане на начало/приключване на производствени операции, отчитане на консумация на материали или на готова продукция, регистрация в отчети за време, отчет на операциите от сервизната дейност и други подобни.

Конкурентните сесии за устройство задължително изискват наличието на поне един потребител, лицензиран с основен (пълен) лиценз от тип Business Central Essentials или Business Central Premium.

Прикачени лицензи (Attached licensing)

Като част от вселената бизнес решения на Microsoft, Business Central се интегрира и може да работи съвместно с други подобни софтуери, като например Dynamics 365 Sales, Customer Service и Field Service. За да улесни тази интеграция и в лицензно отношение, Microsoft предлага т.нар. прикачени (Attached) лицензи. Тези лицензи позволяват на един потребител да придобие права за работа с няколко бизнес системи на Microsoft на преференциална цена.

Например, ако пълен потребител на Business Central има нужда от по-широка функционалност в областта на управлението на взаимоотношенията с клиенти (CRM), то за този потребител може да бъде добавен прикачен лиценз от тип Dynamics 365 Sales, който да му даде достъп до CRM решението Microsoft Dynamics 365 Sales.

Business Central позволява добавянето на следните прикачени (attached) лицензи:

  • За лицензи от тип Business Central Essentials:
    • Dynamics 365 Customer Service Professional
    • Dynamics 365 Sales Professional
  • За лицензи от тип Business Central Premium:
    • Dynamics 365 Customer Service Professional или Enterprise
    • Dynamics 365 Sales Professional или Enterprise
    • Dynamics 365 Field Service

Прикачените лицензи могат да се добавят само към потребители, които вече са лицензирани с основен (пълен) лиценз за друго от бизнес решенията на Microsoft. Тоест, потребител, който е лицензиран с Team member лиценз за Business Central не може да получи в допълнение прикачен лиценз за друго решение.

Външни модули (Add-ons) към ERP системата

Всеки внедрител на ERP решения от световна величина, каквото е Dynamics 365 Business Central, в течение на работата си развива допълнителни функционалности и цели модули, които разширяват възможностите на системата или я приспособяват към специфични изисквания на местното законодателство и пазар.

Стъпвайки на дългогодишния си опит с Microsoft Dynamics 365 Business Central, Тим ВИЖЪН България е разработил множество подобни приложения, които правят ERP системата още по-интуитивна за използване и повишават ефективността на работа. Сред тях са:

  • Базова и разширена локализация за Business Central
  • Български език за Business Central,
  • Месечно приключване
  • ТРЗ функционалност
  • Автопарк
  • Интеграция с куриерска компания Speedy

Всички тези допълнителни приложения могат да бъдат намерени и тествани безплатно в платформата Microsoft AppSource.

Искате да знаете как Dynamics 365 Business Central би подпомогнал развитието на вашия бизнес? Ще се радваме да поговорим.